Dobra organizacja to podstawa, czyli jak zorganizować pracę w biurze!

Dobra organizacja pracy w biurze zdecydowanie wpływa na wydajność pracowników i efektywność ich pracy. Bardzo często pracownicy biurowi sami organizują sobie czas pracy i decydują o wykonywanych w danym czasie zadaniach, jednak nie każdy z nich potrafi robić to dobrze. Warto zadbać więc o ustalenie konkretnych zasad pracy w biurze oraz o konsekwentne ich przestrzeganie.

Jak wprowadzić ład do biura?

Na pracę biurową składa się szereg elementów - organizacja pracy pracowników, sposób komunikacji czy wymiana danych między biurem a innymi jednostkami w organizacji. Jeśli któryś z nich nie funkcjonuje poprawnie praca całej firmy zostaje zaburzona i rodzi niepotrzebne problemy. Organizacja pracy w biurze ma wiele wspólnego z zarządzaniem czasem. Jeśli dobrze zaplanujemy dzień pracy - wyznaczymy harmonogram działań i obowiązków - zdecydowanie usprawni to wykorzystanie czasu przeznaczonego na dane działania.

Dobrym rozwiązaniem jest więc poznanie swoich pracowników, ich charakterów i sposobu pracy - jedni bowiem wolą wszystkie powierzone obowiązki zrealizować rano, inni z kolei są bardziej wydajni w godzinach popołudniowych. Czasami przełożenie kilku czynności w czasie może stanowić dla firmy dużo większy zysk niż nacisk na wykonywanie zadań tu i teraz. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest ułożenie planu – krótkiego, zawierającego takie informacje jak: spis zadań, orientacyjny czas potrzebny do ich wykonania (i jego rezerwy na nieprzewidziane okoliczności) oraz listę priorytetów.

Najczęściej wykorzystywanym narzędziem do tworzenia takich planów są kalendarze bądź rozwiązania informatyczne, które posiadają opcję przypominania o najważniejszych terminach bądź zdarzeniach. Do planu warto zaglądać nawet kilka razy w ciągu dnia albo przed wyjściem z biura zrobić podsumowanie i ustalić, co udało nam się z niego zrealizować.

Bardzo ważnym aspektem dobrej organizacji pracy jest również sprawna komunikacja pomiędzy osobami współpracującymi. Chodzi tutaj nie tylko o relacje pomiędzy pracownikami, ale także o te na linii przełożony - podwładny.

Organizacja pracy w biurze a wydajność pracownika

Opóźnienia wynikające ze złej organizacji czasu pracy oraz wykonywanych obowiązków mogą negatywnie wpłynąć na efektywność osób współpracujących. Do tego dochodzi konieczność wykonywania kilku rzeczy jednocześnie, a także chaos komunikacyjny. Efektywna komunikacja jest więc kluczowym składnikiem pracy biurowej, bowiem wpływa bezpośrednio na kulturę organizacyjną oraz proces podejmowania decyzji przez zespół pracowników.

Dobra komunikacja wewnątrz firmy powoduje także zadowolenie z pracy, a co za tym idzie - efektywniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników. Jednak nie tylko odpowiednia koordynacja działań, planowanie i poprawna komunikacja są niezbędne, aby jak najlepiej zorganizować pracę w biurze, bardzo ważne jest również utrzymanie porządku stanowiska pracy oraz staranne przechowywanie dokumentów.

Czy organizacja przestrzeni jest ważna?

Wielu pracowników o tym zapomina, a jednak wbrew pozorom porządek na biurku jest niezwykle ważny przy dobrej organizacji pracy. Są osoby, które w twórczym nieładzie potrafią się świetnie odnaleźć i dopiero, gdy mają porządek niczego nie mogą znaleźć na czas. Jednak biurko to nie tylko mebel, ale i wizytówka osoby, która przy nim pracuje. Nadmiar przedmiotów i dokumentów może również dekoncentrować. Im więcej wolnej przestrzeni, tym lepiej.

Staranne przechowywanie dokumentacji, posegregowanej w specjalnie oznaczonych teczkach pozwala na szybsze odnajdywanie tej aktualnie potrzebnej i na większą wydajność naszej codziennej pracy. Porządek w biurze wpływa także na sposób w jaki postrzegają nas ludzie z otoczenia. W sytuacji, kiedy wykonywany zawód polega na spotkaniach z ludźmi porządek na biurku świadczy o uporządkowaniu danej osoby, a co za tym idzie - wzbudza zdecydowanie większe zaufanie wśród klientów.

Wszystkie dokumenty, akcesoria biurowe znajdujące się w naszym najbliższym otoczeniu powinny być łatwo dostępne tak, abyśmy nie tracili czasu na ich poszukiwanie i przy okazji nie rozpraszali się. Chcąc dobrze zorganizować pracę i zwiększyć jej efektywność bardzo ważne jest wyeliminowanie wszystkich elementów, które przeszkadzają nam w pracy.

Każdy pracownik chcący jeszcze lepiej wykonywać swoje zadania, powinien dokładnie sprawdzić, co przeszkadza mu w pracy. Może okazać się, że muzyka płynąca z radia albo zbyt częste wyjścia na kawę dezorganizują jego dzień pracy, zatem jego zadaniem jest nie tylko nazwanie tych rozpraszaczy, lecz także ich wyeliminowanie. A na pewno jego wydajność pracy będzie zdecydowanie większa.

Czy dla dobrej organizacji pracy ważna jest ilość wykonywanych obowiązków podczas tygodnia pracy?

Z jednej strony przygotowanie pełnego harmonogramu działań jest niezbędnym elementem dobrej organizacji pracy w biurze to jednak z drugiej strony zbyt duża liczba zadań w nim zamieszczona jest błędem. Niestety żaden pracownik nie może być pewien, że w pewnym momencie nie zadzwoni telefon lub szef nie poprosi go na rozmowę do swojego gabinetu. Dlatego tak ważne jest, aby określić listę priorytetów i zostawić trochę niezaplanowanego czasu, który będzie można wykorzystać na niespodziewane wydarzenia.

Ile zatem czasu należy rozplanować w ciągu dnia pracy? Zasadniczo nie więcej niż 60%. Dzięki temu nie tylko można wyeliminować nerwowe zerkanie na zegarek, lecz także mieć pewność, że większość zadań zostanie wykonana terminowo. Wolny czas można zaś spożytkować na realizowanie zadań zaplanowanych na dzień następny.

Reasumując, w czym zatem należy upatrywać dobrą organizację pracy w biurze? Niewątpliwie w odpowiednio zaplanowanej i rozpisanej pracy, w poprawnie zorganizowanej administracji oraz w zachowaniu porządku na biurku i w bliskim otoczeniu. Warto także zadbać o poprawną komunikację wewnątrz pracowników oraz na poziomie przełożony - podwładny.