Wyposażenie biura - jakie sprzęty z pewnością będą niezbędne?

Prawidłowe wyposażenie biura to klucz do sukcesu i efektywnej pracy, bowiem biuro to nie tylko wizytówka firmy, ale przede wszystkim główne centrum dowodzenia. Odpowiednie wyposażenie biura nie jest prostym zadaniem. Położenie mebli, sprzętów biurowych i elektronicznych, rozmieszczenie oświetlenia - powinno być rozplanowane tak, by ułatwić pracownikom wykonywanie ich obowiązków. Jak więc prawidłowo wyposażyć biuro, by zwiększyć komfort pracy i wydajność naszych pracowników? Na co szczególnie zwrócić uwagę? Podpowiadamy.

Co znajduje się na wyposażeniu biura - podstawowe sprzęty

Podstawą wyposażenia biura niewątpliwie są meble biurowe - biurka, krzesła, kontenery, szafy i regały do przechowywania dokumentów. Obowiązkowo, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy, w biurze powinien znaleźć się sprzęt komputerowy, taki jak laptop i komputer stacjonarny, drukarka albo inne urządzenie wielofunkcyjne. Obecnie bez dobrej jakości komputera czy laptopa trudno wyobrazić sobie efektywną pracę biurową. W zależności od firmy i jej wymagań może zdecydować się ona na zakup, wynajem lub leasing niektórych z tych sprzętów. Oczywiście niezbędne jest także silne i dobre połączenie internetowe. Tworząc miejsce pracy należy pamiętać także o dobrym oświetleniu, które wpływa na samopoczucie pracowników oraz efektywność ich pracy. Rzecz jasna najlepiej, jeśli będzie to światło dzienne, ale w naszym klimacie niezbędne jest dodatkowe oświetlenie w postaci wiszącej lampy lub lampy sufitowej oraz lampki na biurko przy każdym stanowisku pracy. Biuro nie funkcjonuje także bez akcesoriów papierniczych - papieru ksero, długopisów, zakreślaczy, karteczek samoprzylepnych czy nożyczek i spinaczy. Stanowisko pracy należy także wyposażyć w notatnik oraz kalendarz, który ułatwi pracownikom organizację swojej pracy. Wydaje się, że niezbędny jest także telefon firmowy, który umożliwi pracownikom nie tylko kontakt między sobą, ale także z klientami firmy. Może być to zarówno telefon stacjonarny, jak i komórkowy.

Jakie biurko będzie najlepsze do pracy? Co z krzesłem?

Chcąc odpowiednio wyposażyć biuro musimy zacząć od zakupu biurek i krzeseł. Średnio każdy pracownik biurowy spędza osiem godzin w pozycji siedzącej więc należy zapewnić mu możliwie jak najlepsze warunki pracy, tym samym wybór biurek i krzeseł jest niezwykle ważny. Na rynku dostępnych jest wiele modeli biurek zarówno tych o standardowych wymiarach, jak i z regulowaną wysokością blatu. Najlepiej by było oczywiście, aby biurko miało dopasowaną wysokość do wzrostu użytkowników, jednak nie zawsze jest taka możliwość. W takim przypadku możemy ratować się np. podstawką pod monitor, którą każdy z pracowników dopasuje do swoich potrzeb. Doskonałym rozwiązaniem jest również zakup fotela, który będzie miał regulację wysokości siedziska.

Podczas wielogodzinnej pracy siedzącej komfort i wygoda pracowników ma ogromny wpływ na ich wydajność i efektywność, dlatego wygodne fotele to bardzo istotny element wyposażenia biura. Fotel biurowy powinien być wyposażony w zagłówek, podłokietniki, mieć regulowaną wysokość, wysokie oparcie, opcję przechylenia oparcia do tyłu oraz mechanizm obrotowy. Wysokość krzesła powinna mieć możliwość regulacji w zakresie 40 – 50 cm w zależności od długości podudzi użytkownika. Odległość pomiędzy dolną krawędzią biurka a siedzeniem krzesła powinna wynosić około 25 cm. Siedząc za biurkiem, użytkownika powinien mieć możliwość podparcia przedramion, wysunięcia nóg lub podstawienia podnóżka pod stopy. Oprócz funkcjonalności warto mieć na uwadze także wygląd fotela, bowiem wykończenie fotela pełni funkcje wizerunkową, szczególnie jeśli przyjmujemy w biurze klientów. W takiej sytuacji najlepiej będzie prezentować się fotel z obiciem skórzanym lub z ekoskóry.

Porządek to podstawa, czyli odpowiednie przechowywanie dokumentów

Porządek oraz odpowiednie przechowywanie dokumentów i bezpieczeństwo danych jest kluczem do skutecznej pracy. Jednym z najpopularniejszych pomysłów na przechowywanie dokumentów są segregatory. Dzięki wkładaniu dokumentów do odpowiednich przegródek, skutecznie usprawniamy pracę, zaoszczędzamy czas i niwelujemy nerwy spowodowane ciągłym ich szukaniem. Segregatory z łatwością możemy dobrać do swoich potrzeb – ich różne kolory, wielkości i szerokości znajdą wiele zastosowań w pracy biurowej. Segregatory najlepiej przechowywać w szafach metalowych, które zabezpieczą ważne informacje np. w razie pożaru.

Warto pomyśleć także o zakupie pudeł archiwizacyjnych - umowy czy faktury należy na bieżąco archiwizować. Najlepiej wybrać modele z możliwością opisania z boku, wykonane z wytrzymałych materiałów, które przez kilka lat będą odporne na uszkodzenia mechaniczne czy światło. Jeśli mamy wiele rodzajów dokumentów, dobrym rozwiązaniem jest wybranie określonych kolorów do danych grup tematycznych lub wybranie archiwizacyjnych pudeł zbiorczych. Warto zainwestować także w szafy zamykane na klucz, w których te pudła będziemy mogli przechowywać.

Oczywiście w biurze powinny także znaleźć się teczki i skoroszyty, które ochronią zamknięte w nich dane przed osobami postronnymi. Dla wygody pracowników dobrym rozwiązaniem są również półki na biurko do przechowywania dokumentów. Dzięki piętrowo umieszczonym małym plastikowym półeczkom, wszystkie dokumenty będzie miał pod ręką.

Niezbędne akcesoria biurowe, których nie może zabraknąć

Wyposażenie biura to nie tylko meble i sprzęty komputerowe, ale także artykuły biurowe, bez których trudno wyobrazić sobie pracę. Długopisy, ołówki, zakreślacze - to elementarne artykuły piśmiennicze, które muszą znaleźć się w każdym biurze, bowiem ułatwiają one pracę (notowanie, zaznaczanie itd.). Wśród ogólnodostępnych artykułów biurowych powinien znaleźć się także papier ksero oraz karteczki i bloczki samoprzylepne, koperty różnego rodzaju, folie do pakowania oraz wkłady do segregatorów. Pracownicy powinni mieć także notesy, notatniki lub zeszyty, który przydadzą im się podczas spotkania z klientem, szkolenia lub po prostu do codziennego notowania najważniejszych informacji. Niezbędnym artykułem papierniczym są także kalendarze - zarówno te książkowe, jak i ścienne. 

Jak wybrać odpowiednie oświetlenie biurowe?

Projektując biuro jednym z najważniejszych aspektów, który trzeba już na początku brać pod uwagę to oświetlenie biurowe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami poziom natężenia oświetlenia powinien wynosić co najmniej 500 lx. Jeśli na stanowisku wykonywana jest praca w sposób dorywczy, poziom natężenia oświetlenia można na nich obniżyć do 300 lx.

Dobre lampy sufitowe wpływają pozytywnie na komfort i samopoczucie pracownika, co gwarantuje jego większą wydajność w miejscu pracy. Podczas planowania oświetlenia biura należy pamiętać, że pracownik powinien mieć równomiernie rozprowadzone oświetlenie na całej powierzchni pracy. Ponadto oświetlenie nie może oślepiać i razić pracownika w oczy.

Wybierając lampy sufitowe, warto zdecydować się na takie, które emitują neutralną, białą barwę światła, bowiem działa ono pobudzająco. Z kolei ciepłe światło może wpłynąć niekorzystnie na efektywność pracy naszych pracowników, ponieważ tworzy w pomieszczeniu senny i relaksacyjny nastrój. Na taką barwę światła możemy zdecydować się w części socjalnej biura.

Nie wystarczy jednak polegać tylko na oświetleniu zapewnianym przez lampę sufitową. Ważne jest także, aby mieć drugie źródło światła np. w postaci lampki na biurko. Należy postawić ją tak, aby znajdowała się po przeciwległej stronie ręki, którą używamy najczęściej.

Wyposażenie biura to nie tylko meble - o czym należy jeszcze pamiętać?

W biurze koniecznie musi znaleźć się także skaner i drukarka, niszczarka dokumentów oraz telefon firmowy. Smartfon przyda się wszystkim pracownikom, których praca polega na kontakcie z klientami także poza siedzibą biura. W większym biurze, gdzie pracuje kilku pracowników, warto zastanowić się nad zakupem ekspresu do kawy oraz zaopatrzeniu kuchni/pokoiku socjalnego.

Do spisu sprzętów koniecznych do biura warto dopisać także wentylatory i klimatyzatory oraz oczyszczacze powietrza. Przy wyposażaniu biura bardzo często pomijane są rośliny, które tak doskonale pochłaniają promieniowanie ze sprzętów elektronicznych i oczyszczają powietrze. Ich obecność w biurze pozytywnie wpływa na samopoczucie pracowników oraz ma niebagatelne znaczenie, jeśli chodzi o sam wystrój wnętrza.

Strefa relaksu - stolik kawowy + pufy lub krzesła

Gdy wyposażymy już biuro warto zainwestować także w meble i sprzęty do pokoju socjalnego dla pracowników. Warto wtedy postawić na meble wypoczynkowe - sofy, kanapy, pufy, na których pracownicy będą mogą chwilę odpocząć, napić się ulubionej kawy czy też zjeść lunch. Takie meble doskonale sprawdzą się także podczas spotkań z klientami, aby atmosfera stała się mniej formalna.

Podsumowując. Na wyposażenie biura składa się wiele elementów, dlatego tworząc spis sprzętów i mebli do wyposażenia biura należy pamiętać nie tylko o estetyce i wystroju wnętrza, ale przede wszystkim o wygodzie i komforcie naszych pracowników.