Hot desk - idealne rozwiązanie do każdego większego biura

Chociaż pandemia i dynamiczne zmiany na rynku pracy skutecznie przyczyniły się do popularyzacji pracy zdalnej czy hybrydowej, to jednak otwieranie nowych, dużych biur także cieszy się rosnącym zainteresowaniem. W Polsce pojawia się coraz więcej oddziałów polskich i zagranicznych przedsiębiorstw, które potrzebują dużych przestrzeni biurowych i licznych pracowników. Zadbanie o ich komfort pracy pozwala na pozyskanie lojalnych pracowników, którzy będą dbali o swoje obowiązki i miejsca pracy.

Jedną z idei na prowadzenie dużego biura jest tzw. hot desk. Koncepcja ta ma zarówno swoich sprzymierzeńców jak i przeciwników. Trudno zatem jednoznacznie ocenić czy jest słuszna. Wiele zależy w jej przypadku od charakteru wykonywanej pracy oraz podejścia poszczególnych pracowników. Czym jest hot desk i jak się sprawdza w przestrzeni biurowej?

Czym jest hot desk w przestrzeni biurowej?

Hot desk, czyli tzw. "gorące biurko" to idea, która powstała w latach 80. XX wieku w Stanach Zjednoczonych. Polega ona na tym, że żadne biurko czy stanowisko pracy nie jest przydzielone do konkretnego pracownika. Często więc jest tak, że praktycznie żadna osoba nie ma swojego stałego miejsca w biurze. Po przyjściu do pracy osoby zajmują biurka, które są w danym momencie wolne. Część pracowników z pewnością będzie narzekać na takie rozwiązanie, jednak z perspektywy pracodawcy może nieść ono ze sobą więcej zalet niż wad.

Hot desking jest więc stosunkowo nowym rozwiązaniem, które jest zarówno chwalone, jak i krytykowane. Rozwiązanie tego typu można także wprowadzić tymczasowo i zebrać opinie pracowników na jego temat. Gorące biurka mogą być zarówno hitem i ciekawą innowacją, jak i zupełnie nietrafionym pomysłem.

SPRAWDŹ > Meble pracownicze

Dlaczego warto zdecydować się na hot desking, czyli zalety rozwiązania

Hot desking testowany na całym świecie posiada liczne zalety, w tym:

• pozwala zaoszczędzić pieniądze - hot desk pozwala na zaoszczędzenie pieniędzy w przypadku pracowników zatrudnianych rotacyjnie, a także ograniczyć koszty związane z wynajmowaniem przestrzeni biurowej. Jeśli w przypadku konkretnego pracownika w 100% sprawdza się praca zdalna, to nie ma sensu inwestować w miejsce pracy trzymane specjalnie dla niego, gdyby miał pojawić się w biurze. To także dobre rozwiązanie w przypadku pracy hybrydowej - gdzie pracownicy mogą wymieniać się biurkami, bo pracują nie we wszystkie dni jednocześnie.
• wspiera innowacyjność - rozwiązanie to ma zmusić pracowników do nawiązywania interakcji oraz większej mobilności w biurowej przestrzeni. Wiele pracodawców twierdzi również, że ogranicza ono gromadzenie zbędnych przedmiotów na biurka, w tym przetrzymywanie zbędnej dokumentacji. Sprawdza się szczególnie w przypadku pracy zdalnej i zatrudniania mobilnych pracowników np. handlowców, którzy zwykle są w trasie, poza biurem i nie potrzebują biurka do realizacji codziennych obowiązków.

Zalety hot deskingu najlepiej przetestować w praktyce np. wprowadzając pracę zdalną dla wybranych pracowników.

Ciemna strona "gorącego" stanowiska pracy

Hot desk nie zawsze jest jednak trafionym rozwiązaniem w danej firmie. Różne osoby różnie reagują na tego typu zmiany. Niektórzy są na tyle przywiązani do swojego biurka, że nieustanna zmiana miejsca może być dla nich bardzo irytująca i powodować spadek wydajności podczas pracy. Hot desking może powodować także niepotrzebne "wyścigi" w celu zajęcia najlepszego biurka czy wzajemne antypatie z racji zajęcia przez daną osobę ulubionego miejsca tej drugiej. Hot desking u wielu osób może także wywołać niepotrzebne poczucie braku stabilności i poczucie niezdrowej rywalizacji sztucznie wywołanej przez pracodawcę.

W tego typu przestrzeni nie ma także miejsca na pozostawianie na biurku własnych bibelotów takich jak podkładka na mysz, notes, ramki ze zdjęciami, kubek itp. Pracownik po skończonym dniu zabiera wszystkie rzeczy ze sobą. Nie każdy dział przygotowany jest do tego typu pracy np. gdy wskazane jest, żeby dane osoby współpracowały ze sobą i siedziały jak najbliżej, aby mogły się swobodnie komunikować.

Co więcej hot desk może także wywoływać trudności prawne związane np. z RODO czy ochroną tajemnic firmy. Roztrzepani pracownicy mogą zapominać o zabieraniu ze sobą czy schowaniu w miejsce tajnych dokumentów, co może wywołać duże problemy w firmie.

Gdzie warto wprowadzić hot desking?

Hot desk warto w pierwszej kolejności wprowadzić do sal konferencyjnych. Tam z reguły nikt nie musi zajmować upatrzonego sobie wcześniej miejsca. Z sal konferencyjnych można przenieść ten pomysł do wspólnej przestrzeni biurowej. Tego typu idea sprawdzi się również jedynie w przypadku tzw. open space, gdzie biurka stoją na otwartej przestrzeni i nie są podzielone na konkretne pokoje. Ponadto hot deski lepiej jest wprowadzać w biurach, w których pracownicy pracują na laptopach, które mogą zabrać zawsze ze sobą i przy minimalnym wyposażeniu, a nie przy stacjonarnych komputerach.

SPRAWDŹ > Stoły konferencyjne i stoliki

Hot desking to ciekawa idea, która jednak wymaga przemyślenia i rozsądnej implementacji. Warto wprowadzić ją tymczasowo i sprawdzić czy tego rodzaju rozwiązanie sprawdzi się w konkretnym miejscu pracy.