Jak odpowiednio ustawić biurka w biurze, aby pracownicy czuli się komfortowo?

Właściwe ustawienie biurek w biurze ma ogromne znaczenie dla późniejszego komfortu pracy, poczucia bezpieczeństwa i zadowolenia pracowników. Wybierając meble oraz aranżując przestrzeń biurową musimy wziąć pod uwagę kilka aspektów, takich jak rodzaj i specyfika pracy, liczba pracowników oraz przede wszystkim wielkość i kształt danej powierzchni. Naszym głównym celem powinno być zachowanie zasad ergonomii oraz zapewnienie pracownikom godnych warunków pracy. Jak więc prawidłowo ustawić biurko, aby spełnić te wszystkie wymogi?

Ergonomia to podstawa — ustawienie biurek w biurze nie jest takie proste

Ergonomia to zbiór zasad, które wyznaczają kierunek w prawidłowym przygotowaniu stanowiska pracy oraz zapewnieniu swoim pracownikom takich warunków, w których będą mogli efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Tym samym nie tylko ważna jest kwestia dostarczenia odpowiednich mebli i narzędzi do pracy, ale także ich poprawne usytuowanie.

Podstawą wyposażenia biura są niewątpliwie biurka, których rodzaj i sposób ustawienia bezsprzecznie wpływa na komfort pracy i jej efektywność. Od tego, jak i gdzie ustawimy biurko, zależeć będzie czy pracownik będzie miał odpowiedni dostęp do światła słonecznego, czy wygodnie będzie mu sięgać po wszelkie niezbędne do pracy dokumenty i akcesoria biurowe oraz, czy właściwie będzie mógł się skupić na wykonywanych zadaniach.

Oczywiście od specyfiki pracy i wielkości powierzchni roboczej — rozmieszczenia drzwi i okien — zależy ustawienie biurka, jednak najkorzystniej, jeśli stoi ono przodem do drzwi wejściowych i tyłem do ściany. Jest to optymalne ustawienie, bowiem w takiej pozycji pracownik ma w polu widzenia tak dużą przestrzeń, jak to tylko możliwe. Co więcej, osoba, która siedzi najdalej od drzwi będzie się czuła najbardziej komfortowo, ponieważ ich bliska obecność powoduje ciągłe rozproszenie i dekoncentrację spowodowaną przemieszczającymi się osobami.

Z kolei ustawienie biurka tyłem do drzwi jest najbardziej niekomfortowe dla pracownika. Brak wiedzy o tym co się dzieje za jego plecami, kto wchodzi, kto wychodzi, kto z kim rozmawia, może wzbudzać w nim niepokój oraz zmniejszać jego koncentrację.

Wybór odpowiedniego biurka — ergonomia jako kluczowy czynnik

Na rynku dostępnych jest wiele modeli biurek, różniących się nie tylko kształtem, ale i funkcjonalnościami. Zależnie od specyfiki pracy i chęci zapewnienia pracownikom jak najlepszych warunków pracy możemy zdecydować się na zakup standardowych biurek lub z regulowaną wysokością blatu. Najlepiej oczywiście, jeśli biurko będzie miało dopasowaną wysokość do wzrostu użytkownika, jednak nie zawsze jest taka możliwość, dlatego można wtedy skorzystać np. z podstawki pod monitor komputera, którą każdy pracownik dopasuje do swoich potrzeb.

Jeśli zaś chodzi o kształty dostępnych biurek, to są one bardzo zróżnicowane — od prostokątnych, przez okrągłe, po zakrzywione np. w literę U. Najpopularniejszym wyborem są oczywiście biura prostokątne, ponieważ mają dużą powierzchnie roboczą i łatwiej nimi lawirować. Biurka okrągłe świetnie sprawdzają się podczas burzy mózgów i dyskusji, natomiast zakrzywione niosą ze sobą ryzyko, że kilka osób będzie siedziało tyłem do drzwi.

Ważne jest, aby zakupione biurka były solidne, a ich kolory neutralne. Standardowe biurka mają wymiary: 120-160 cm długości, 60-80 cm szerokości i są wysokie na 70-75 cm. Są to wystarczające wymiary do zapewnienia pracownikowi odpowiednich warunków pracy, do możliwości bezproblemowego ustawienia komputera/laptopa oraz wszelkich niezbędnych akcesoriów.

Optymalne wykorzystanie przestrzeni

Rozmieszczenie biurek, jak już wielokrotnie wspomnieliśmy, zależy od wielu czynników, ale jednymi z głównych są wielkość przestrzeni, jaką możemy wykorzystać oraz zespół pracowników, dla których musimy przygotować miejsca pracy.

Jeśli nasze biuro to open space to mamy możliwość zastosowania kilku rodzajów ustawienia biurek. W przypadku kiedy nasi pracownicy wykonują podobne zadania lub wręcz identyczne — możemy ustawić biurka szeregowo, bokami do siebie i w razie potrzeby oddzielić je np. ściankami biurowymi. W przypadku pracy zespołowej, koncepcyjnej, podczas której pracownicy muszą się komunikować najlepszy będzie układ wyspowy. Ewentualnie możemy ustawić biurka na obwodzie otwartego prostokąta, tak aby wszyscy się widzieli, jest to też dobry układ do prowadzenia dyskusji i burzy mózgów.

Największy komfort pracy zapewnia jednak elastyczny układ biurek np. w bloki, klastry, które sprawdzą się podczas pracy w grupie, ale przy okazji obok nich będą znajdować się wolnostojące biurka, ustawione w pewnym odosobnieniu. One z kolei idealne sprawdzą się do indywidualnej pracy w skupieniu, z dala od głosów współpracowników. Co istotne, w skład wyposażenia biura wchodzą wtedy także ruchome elementy, takie jak ścianki biurowe, ścianki mobilne, przegrody, które na bieżąco pozwalają przearanżować układ biura.

Nieco łatwiejsze może być ustawienie biurek w małym biurze, ponieważ możemy zdecydować się zarówno na pojedyncze, osobne biurka, jak i te w stylu bench. W małym biurze biurka nie muszą być ze sobą w żaden sposób połączone, mogą mieć różne wielkości, często zdarza się, że są produkowane na zamówienie pod specjalny wymiar. Dużo łatwiej jest również zapewnić pracownikom odpowiedni dostęp do światła naturalnego, co nie zawsze jest możliwe do zrealizowania w przypadku open space i wielu biurek, które musi ono pomieścić. Zgodnie z zasadami ergonomii możemy ustawić biurka bokiem do okna — światło wtedy jest równomiernie rozproszone na powierzchni roboczej oraz nie odbija się od ekranu monitora.

Unikanie zatłoczenia — przestrzeń do swobodnego poruszania się

W miejscu pracy powinniśmy się czuć swobodnie. Ustawienie mebli — biurek, szaf, regałów, w żaden sposób nie powinno wpływać na komfort poruszania się po biurze. I nieważne czy ustawiamy meble w małym, czy większym biurze powinniśmy pamiętać o zachowaniu zasad BHP. Zgodnie z nimi każdy pracownik powinien mieć zapewnione 13 metrów sześciennych wolnej objętości pomieszczenia oraz 2 metry kwadratowe podłogi niezajętej przez sprzęt i urządzenia biurowe.

Ustalenie optymalnej odległości — rozmieszczenie biurek w celu zachowania prywatności i skupienia

Podczas ustawiania biurek warto także pamiętać o zachowaniu odpowiednich odstępów pomiędzy nimi, tak aby pracownicy mogli swobodnie się poruszać, ale przede wszystkim, aby mieli poczucie bezpieczeństwa i prywatności. Zgodnie z prawem, odległość pomiędzy stanowiskami powinna wynosić co najmniej 1,5 metra.

Ważne jest również, aby stanowiska pracy oddzielić od siebie przegrodami, ściankami, tak aby ograniczyć do minimum sytuację siedzenia pracowników bezpośrednio naprzeciwko siebie.

Strefy funkcjonalne — oddzielenie miejsc pracy od obszarów relaksu i spotkań

Pracownik biurowy spędza w pracy ok. 2 tysiące godzin rocznie, dlatego warto zadbać o jego zdrowie, nie tylko poprzez zapewnienie mu odpowiednich narzędzi pracy, ale także poprzez dostęp do stref odpoczynku.

Tzw. chillout roomy to przestrzenie przeznaczone na relaks, które powinny być nie tylko odpowiednio zaaranżowane, ale także oddzielone od reszty biura. W strefach relaksu pracownik ma czuć się komfortowo, dlatego powinny się w nich znaleźć wygodne meble (kanapy, sofy, hamaki), dużo roślin doniczkowych oraz światła. Jeśli chillout room jest połączony ze strefą kuchenną – warto postawić też duży stół z krzesłami, aby każdy znalazł tu swoje miejsce w czasie przerwy na odpoczynek lub jedzenie.

Jednocześnie chcąc zapewnić swoim pracownikom nieco prywatności, strefy chilloutu powinny być wyraźnie oddzielone od reszty biura. Można tego dokonać np. za pomocą dźwiękoszczelnych ścianek działowych, jeśli nie dysponujemy wystarczającym miejscem do wydzielenia zupełnie osobnego pomieszczenia.

Oświetlenie i akustyka

Na ustawienie biurek w biurze znaczący wpływ powinien mieć dostęp do naturalnego światła słonecznego. Warto zadbać o to, aby biurka były ustawione w pobliżu okien, bowiem przy świetle dziennym oczy zdecydowanie mniej się męczą. Ważne, aby biurka stały bokiem do okna, nie na wprost, bo światło może oślepiać, z kolei tyłem odbijać się od ekranu monitora.

Zapewnienie pracownikom odpowiednich i komfortowych warunków pracy łączy się również z dbałością o hałas, który zwłaszcza w biurach open space znacząco wpływa na ich wydajność. Pomocne mogą się okazać ścianki akustyczne, które mogą oddzielać sąsiadujące biurka, budki akustyczne, która są doskonałym miejscem do pracy w skupieniu oraz panele akustyczne wygłuszające roznoszący się po biurze hałas.