Jaki układ stołów wybrać do sali konferencyjnej?

Sala konferencyjna znajduje się niemal w każdym hotelu, centrum biznesowym czy biurze. Jest miejscem, przy którego aranżacji należy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim - na dostępną przestrzeń oraz jej zagospodarowanie, czyli ustawienie stołów i krzeseł.

W zależności od tego, jak dużo uczestników planujemy zaprosić na nasze wydarzenie, jaka atmosfera ma podczas niego panować, czy uczestnicy będą słuchać, czy może również robić notatki, powinniśmy dobrać odpowiednie ustawienie. Bowiem dobrze dobrany układ sali konferencyjnej ma duży wpływ na sukces całego przedsięwzięcia, warto więc przeanalizować nasze potrzeby i wybrać odpowiedni do wydarzenia rozkład.

Dlaczego odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł jest tak ważne?

Nowoczesna sala konferencyjna powinna pozwalać na zorganizowanie w niej zarówno grupy dyskusyjnej, jak i szkolenia, czy spotkania biznesowego. Odpowiednie ustawienie mebli jest niezwykle ważne, ponieważ ono w głównej mierze może zadecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. Spotkania konferencyjne czy szkoleniowe mogą mieć różną formę, a w związku z tym sala, a dokładnie układ krzeseł i stołów w sali konferencyjnej, powinien spełniać za każdym razem zupełnie inną funkcję. Dla maksymalnego komfortu użytkowników meble w sali konferencyjnej powinny być ustawione w taki sposób, aby niezależnie od miejsca, w którym siedzą, doskonale widzieli i słyszeli prowadzących.

Układ stołów konferencyjnych - co wybrać?

Istnieją różne układy sal konferencyjnych, ale my przede wszystkim musimy zwrócić uwagę na dostępną przestrzeń oraz zapewnić wszystkim uczestnikom konferencji optymalną widoczność z każdego miejsca na sali, a jednocześnie wygodę poruszania i swobodę ruchów. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji należy przede wszystkim uwzględnić ile osób ma pomieścić nasza sala konferencyjna i jaki jest charakter spotkania.

Jeśli organizujemy szkolenie najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z sali konferencyjnej w kształcie litery U, która wymusza na uczestnikach spotkania skupienie uwagi na prezentacji lub osobie prowadzącej. Natomiast przy spotkaniach, gdzie niepotrzebne jest notowanie przez uczestników, a najważniejsze jest słuchanie, najlepszym rozwiązaniem będzie teatralny układ krzeseł. Pozwala on również na maksymalne wykorzystanie przestrzeni sali. Istnieje również układ kabaretowy, który doskonale sprawdzi się w czasie pokazów i wydarzeń medialnych. Jaki jeszcze układ sal jest możliwy i, który z nich będzie dla nas odpowiedni?

Propozycja nr 1 - Układ kameralny

Układ kameralny to bardzo popularny i najczęściej stosowany w biurach układ sali konferencyjnej. Ten układ sprawdza się doskonale w przypadku stosunkowo niewielkiej grupy osób, która może swobodnie się ze sobą porozumiewać i wymieniać poglądy. Uczestnicy spotkania są zgromadzeni wokół stołu głównego ustawionego w centralnym miejscu sali. Może być to zarówno stół wokół, którego uczestnicy siedzą naprzeciwko siebie, jak i stoją - stół IDEA (producent Maro). Wielkość sali konferencyjnej determinuje rozmiar stołu oraz to ile osób jest w stanie pomieścić. Niewątpliwie pozwala on na swobodne robienie notatek przez uczestników spotkania oraz położenie laptopów, a także umożliwia zasiadanie zarówno po jednej, jak i po drugiej stronie stołu. Ważnym elementem wyposażenia w układzie kameralnym oprócz stołu są także komfortowe i eleganckie krzesła biurowe np. Zoo od firmy Profim lub Ox:co - Bejot oraz hokery.

Propozycja nr 2 - Podkowa/układ w kształcie litery U

W przypadku prezentacji audiowizualnej, ale i organizacji konferencji, seminariów i warsztatów doskonale sprawdzi się układ w kształcie litery U. W tym układzie trzy stoły ustawione są na trzech bokach prostokąta, na szczycie pozostawiając miejsce dla prowadzącego bądź prelegenta, który może swobodnie poruszać się po sali i podchodzić indywidualnie do uczestników. Natomiast uczestnicy mają idealny widok na prowadzącego oraz, ewentualnie, na znajdujący się za nimi ekran.

Propozycja nr 3 - Układ szkolny

Ciekawą formą ułożenia mebli w sali konferencyjnej jest układ szkolny. W jego przypadku rzędy krzeseł zamienione są przez rzędy ławek z krzesłami. Układ ten pozwala na swobodne robienie notatek i rozłożenie swoich rzeczy. Oczy wszystkich uczestników skierowane są w jednym kierunku więc jest on idealny do przeprowadzania szkoleń lub testów. Nie najlepiej sprawdzi się jednak w przypadku dyskusji, ponieważ większość uczestników siedzi do siebie plecami.

Propozycja nr 4 - Układ bankietowy/układ kabaretowy

Układ bankietowy nazywany także kabaretowym doskonale sprawdza się w przypadku organizacji pokazów, uroczystych spotkań czy medialnych wydarzeń. W pomieszczeniu znajdują się okrągłe stoliki z miejscami siedzącymi oraz scena. Takie stoliki idealnie sprawdzają się w przypadku podawania przekąsek i posiłków. Do stolika dostawia się najczęściej maksymalnie do 12 krzeseł, jednak taki układ stolików wymaga od nas znajomości gości i odpowiedniego ich usadzenia przy stołach. Warto pamiętać, aby goście siedzieli tylko po jednej stronie stołów, w ten sposób nie będą sobie ograniczać widoczności, nikt nie będzie także siedział tyłem do sceny.

Propozycja nr 5 - Układ teatralny

Ostatnim z układów jest układ teatralny, który doskonale sprawdzi się przy organizacji ogromnych konferencji, spotkań lub wykładów. Charakteryzuje się on krzesłami ustawionymi rzędami a uczestnicy skierowani są w stronę sceny. Krzesła ustawione mogą być także po łuku, pod delikatnym skosem lub w inny, dobrany do kształtu pomieszczenia i potrzeb wydarzenia sposób. Najlepiej, jeśli będą to krzesła składane lub sztaplowane, aby po skończeniu wydarzenia móc je łatwo przenieść, a także - w razie potrzeby - by mieć możliwość szybkiego przearanżowania przestrzeni. Układ teatralny uniemożliwia pracę w grupach.

Podsumowując, jeśli zastanawiasz się nad wyborem sali konferencyjnej, przede wszystkim powinieneś zwrócić uwagę na układ, który będzie odpowiedni dla celów Twojego wydarzenia. Nie bez znaczenia jest również liczba uczestników oraz budżet, który determinuje wybór samej sali szkoleniowej.