Sala konferencyjna w biurze. Jak powinna wyglądać? Praktyczny PORADNIK
Sala konferencyjna to przestrzeń, z której korzystają zarówno pracownicy firmy, jak i goście - kontrahenci czy potencjalni klienci. Sposób, w jaki jest zaaranżowana wiele mówi o właścicielach i potencjalne firmy. Jak powinna wyglądać sala konferencyjna która pobudza do pracy, buduje zaufanie i zachęca do inwestycji? Na co zwrócić uwagę w procesie projektowania? Jak mądrze ją wyposażyć i wreszcie jak wyciszyć salę konferencyjną?
Trzy ważne cechy jakie powinna posiadać profesjonalna sala konferencyjna
1. Wizytówka firmy
Sala konferencyjna to drugie, zaraz po recepcji, miejsce, w którym mogą przebywać osoby spoza firmy. W sali konferencyjnej najczęściej podejmowane są strategiczne decyzje i podpisywane ważne umowy czy porozumienia. Pamiętajmy, że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Proces poznawczy kreuje się bardzo szybko - bo już w ciągu kilku pierwszych sekund. Ma on ogromny wpływ na dalszy przebieg i jakość relacji biznesowej.
Aranżacja sali konferencyjnej w biurze powinna być profesjonalna i spójna z profilem działalności firmy. Nie bez znaczenia są kolory. Ważne, by w sali konferencyjnej występowały kolory dominujące w ogólnym wystroju pozostałej części biura, logotypie czy identyfikacji wizualnej.
Niezależnie od charakteru wnętrza, powinno ono wyglądać harmonijnie i estetycznie. Stoły, krzesła i wszystkie przedmioty znajdujące się w sali powinny być uporządkowane i przede wszystkim czyste.
2. Maksymalny komfort pracy
Pracownicy odbywają różnego rodzaju spotkania średnio 62 razy w miesiącu a kierownicy nawet dwa razy więcej. Praca na siedząco w nieodpowiednich warunkach negatywnie wpływa na samopoczucie oraz wydajność pracy. Rolą mądrego i odpowiedzialnego pracodawcy jest zapewnienie pracownikom bezpiecznych i komfortowych warunków pracy. Podstawą są ergonomiczne krzesła, zdrowe dla kręgosłupa, które pozwolą pracować wydajnie przez wiele długich godzin.
Do wyposażenia sal konferencyjnych nie powinno się stosować twardych i plastikowych krzeseł. Są one niekomfortowe i mogą powodować u uczestników spotkania zniecierpliwienie i zmęczenie, co negatywnie wpływa na jakość pracy i kreatywność jakiej wymaga się podczas takich spotkań.
Kolejną ważną kwestią jest temperatura w sali spotkań. Warto pamiętać, że w takim samym stopniu wpływa na wydajność pracy, co meble czy sprzęt audiowizualny. Pracownik, któremu jest za zimno lub za gorąco, dużo szybciej się dekoncentruje. Ciągłe rozpraszanie uwagi znacząco obniża satysfakcję i jakość wykonywanych zadań.
Zgodnie z polskimi normami, optymalna temperatura w sali konferencyjnej powinna wynosić 20-24°C w zimie i 20-26°C w lecie.
Zdarza się, że osoby organizujące spotkanie nie zwracają uwagi na zapach unoszący się w sali konferencyjnej. To błąd. Brzydki zapach również może negatywnie nastrajać i zniechęcać uczestników spotkania. W sali konferencyjnej powinien panować przyjemny i nienachalny zapach. Przed spotkaniem zawsze warto starannie przewietrzyć pomieszczenie, nie stosować też detergentów o ostrym zapachu czy popularnych w ostatnim czasie feromonów. Świeże powietrze pobudza kreatywne myślenie i poprawia koncentrację.
3. Efektywność pracy
Komfortowa sala konferencyjna, wyposażenie oraz odpowiedni sprzęt - to elementy, które budują optymalne warunki do efektywnej pracy. 47% pracowników twierdzi, że większość spotkań to niepotrzebna strata czasu, a ¼ spotkania zwykle zajmuje omówienie mało istotnych tematów.
Jak za pomocą drobnych elementów wpłynąć na zwiększenie wydajności i efektywności firmowych spotkań? Najprościej rzecz ujmując należy wyeliminować wszystkie czynniki, które rozpraszają uwagę uczestników spotkania i maksymalnie wykorzystać korzyści jakie niosą ze sobą nowe technologie.
Coraz częściej kluczowym elementem firmowych spotkań są wideokonferencje. Aby usprawnić komunikację między osobami po jednej i drugiej stronie ekranu, należy zadbać o wyraźny obraz i dobrą jakość dźwięku. Ściana, na której wyświetlany jest obraz z rzutnika powinna być pomalowana na neutralny kolor - najlepsze będą odcienie bieli i beżu. Do sal konferencyjnych, w których przeprowadzane są wideokonferencje warto zastosować stoły konferencyjne dopasowane do długości ekranu lub stoły w kształcie litery V. Takie meble zapewnią dobrą widoczność ekranu z każdego miejsca na sali.
Aby przenieść spotkania na wyższy poziom z pewnością warto zainwestować w profesjonalny sprzęt audiowizualny taki, jak projektory multimedialne, nagłośnienie, telewizory LCD, flipcharty czy bezprzewodowe mikrofony. Ostatnią ważną kwestią jest niezawodne łącze internetowe, które zagwarantują profesjonalną jakość obrazu i dźwięku podczas wideokonferencji.
Kolekcja Clover - Wuteh
Sala konferencyjna: jak mądrze ją zaprojektować?
Jak powinna wyglądać profesjonalna sala konferencyjna, Ile m2 na osobę?
Standardy unijne przyjmują, że na jednego uczestnika spotkania powinny przypadać 2m2. Taka przestrzeń zapewnia komfort, a jednocześnie sprzyja integracji. Wszystko też zależy od wielkości sali, układu mebli i typu spotkania jakie jest organizowane.
Jakie pomieszczenie możemy zaadoptować na salę konferencyjną? Najlepiej, jeśli pomieszczenie jest otwarte, nie ma słupów czy ścianek. Jeśli sala mieści więcej, niż 100 osób należy zadbać o rozwiązania, które pozwalają podzielić powierzchnię na mniejsze strefy. Dla każdej z tych stref powinno być zorganizowane niezależne wejście, foyer może być wspólny.
Profesjonalna sala konferencyjna, jak urządzić ją od podstaw?
Istotnym elementem jest wybór elementów, które dobrze zaciemnią pomieszczenie. Do dyspozycji mamy zasłony, rolety oraz żaluzje. Światło powinno być równomierne - świetlówki lub energooszczędne oświetlenia led. Możemy wybierać spośród różnych nowoczesnych, inteligentnych systemów oświetleń, które pozwalają np. na sterowanie kolorami (RGB), sterowanie barwą światła czy rozjaśnianie i ściemnianie. Lampy powinny emitować światło o białej lub chłodno-białej barwie, która jest zbliżona do światła dziennego. Takie oświetlenie zmniejsza uczucie zmęczenia.
Podłogi w sali konferencyjnej pełnią kilka funkcji. Powinny współgrać kolorystycznie z innymi elementami pomieszczenia, być przytulne i dodatkowo wygłuszać salę. Najlepsze w przypadku takich pomieszczeń będą wytrzymałe wykładziny odporne na brud, plamy czy otarcia. Posiadają powłokę ochronna zabezpieczającą przed rozlaną kawą, herbatą czy sokiem.
Jak wyciszyć salę konferencyjną?
Akustyka w sali konferencyjnej to bardzo istotna kwestia, która pomaga uzyskać optymalny poziom skupienia i zwiększyć efektywność pracy. Sama wielkość pomieszczenia, jak i twarde elementy znajdujące się wewnątrz sali - ściany, ekrany, szyby czy tablice - tworzą nieprzyjemny pogłos, który utrudnia komunikację podczas spotkań. Odpowiednie wygłuszenie sali zapobiega również wydostawaniu się dźwięków na zewnątrz, które mogą dekoncentrować osoby pracujące tuż obok.
Projektując salę konferencyjną warto zastosować sufity podwieszane pochłaniające dźwięk. Do wyboru mamy też ścianki, ekrany lub panele o wysokich parametrach akustycznych takie, jak Mute Duo, Bejot Selva, Mute Tower.
Ekrany akustyczne Selva - Bejot
Meble biurowe do sali konferencyjnej
Krzesła i fotele konferencyjne
Zdarza się, że w salach konferencyjnych spotyka się różne krzesła, które latami były gromadzone w biurze. Nie wpływa to dobrze na estetykę pomieszczenia, a tym bardziej nie wygląda profesjonalnie. Krzesła znajdujące się w sali konferencyjnej powinny być takie same, kolorystycznie spójne z aranżacją sali i wyposażeniem. Najlepszym wyborem są krzesła ergonomiczne - czyli takie, które pozwalają utrzymać prawidłową postawę ciała i nie obciążają kręgosłupa. Są wygodne, estetyczne i dostępne w szerokiej gamie kolorów i rodzajów tapicerek. Aby uniknąć nerwowego poszukiwania miejsc dla dodatkowych gości, którzy nieoczekiwanie pojawią się na spotkaniu, warto zaopatrzyć się w kilka dodatkowych krzeseł. Jeśli nie mamy odpowiedniej przestrzeni do przechowywania takich mebli, możemy wybrać modele z opcją sztaplowania - czyli układania w stos.
Jaka powinna być odległość między krzesłami? Przyjmuje się, że chcąc obliczyć optymalną odległość między krzesłami należy dodać 15 cm do szerokości krzesła znajdującego się w sali. Przykładowo, jeśli nasze krzesła mają 72 cm szerokości, to odległość między nimi powinna wynosić 87cm.
Stoły konferencyjne
Rozmiar stołu powinien być dostosowany do wielkości pomieszczenia. Stoły konferencyjne mają zwykle 80-120 cm szerokości. Kształt stołu zależy od przeznaczenia sali oraz liczby osób, które mają przy nim zasiadać. Przykładowo, przy stole prostokątnym i owalnym zmieści się więcej osób, niż przy stole okrągłym. W salach do burzy mózgów mogą znaleźć się stoły okrągłe. W salach, które służą do rozmów konferencyjnych świetnie sprawdzą się stoły owalne, prostokątne lub w kształcie półkola, tworzące układ zamknięty. Wtedy każdy z uczestników spotkania będzie miał ze sobą kontakt wzrokowy. Sale przeznaczone do prezentacji czy wideokonferencji powinny być wyposażone w stoły ułożone w kształt podkowy lub litery V. Układ otwarty z jednej strony umożliwia ustawienie krzeseł po jednej i drugiej stronie stołu.
CZYTAJ TAKŻE: Biuro open space: WADY I ZALETY. Dla kogo open space? >>>